Теория

Электронная почта

Особенности Web-mail

Электронная почта — наиболее распространенная услуга Интернет, так как она является исторически первой информационной услугой компьютерных сетей и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи. Электронная почта имеет несколько серьезных преимуществ перед обычной почтой:

• высокая скорость пересылки сообщений,
• электронное письмо может содержать не только текстовое сообщение, но и вложения (программы, графику, звуки и т. д.),
• электронное письмо можно послать сразу нескольким абонентам.

Любой пользователь Интернет может получить свой почтовый ящик на одном из почтовых серверов Интернет (обычно на почтовом сервере провайдера), в котором будут накапливаться передаваемые и получаемые электронные письма.

Для того чтобы электронное письмо дошло до адресата, оно кроме текста послания обязательно должно содержать электронный адрес получателя письма, который записывается по определенной форме и состоит из двух частей:

имя_полъзователя@имя_сервера

Имя пользователя имеет произвольный характер и задается самим пользователем, имя сервера жестко связано с выбором пользователем сервера, на котором он разместил свой почтовый ящик.

В качестве серверов почты Web-mail выступают обычные Web-серверы, которые предоставляют возможность бесплатно зарегистрировать почтовый ящик и пользоваться им. Они хранят сведения о клиентах и их почту в базе данных, и каждому клиенту при его подключении формируют Web-страницу, соответствующую текущему состоянию его учетной записи в базе данных. В качестве клиентской программы, через которую пользователь получает доступ к своей почте, выступает обычный браузер. В итоге для работы с почтой через Web-интерфейс не надо ничего изучать и осваивать — все точно так же, как в WWW.

Соответственно, Web-mail, в отличие от E-mail, не является самостоятельной службой — это просто еще один дополнительный сервис общей службы World Wide Web. Первым зарубежным Web-сервером, освоившим эту услугу, стал сервер www.hotmail.com. Сейчас и в России существует достаточно много Интернет-серверов (www.yandex.ru, www.mail.ru, www.newmail.ru, www.aport.ru, www.rambler.ru и др.), которые предоставляют возможность бесплатно зарегистрировать почтовый ящик и пользоваться им.

Адреса Web-mail записываются точно так же, как и адреса E-mail:

имя_пользователя@имя_сервера

Преимущества Web-Mail

1. Простота использования. Умение работать с браузером — вот все, что необходимо для регистрации и использования бесплатного почтового ящика.
2. Относительная анонимность. При регистрации учетной записи можно сообщить о себе совершенно фантастические сведения, которые проверять все равно никто не будет, так что при регистрации учетной записи электронной почты в WWW вполне можно указывать о себе произвольные сведения.
3. Мобильность. Находясь на отдыхе в другом городе, или даже в заграничной поездке, можно заглянуть на минутку в любой Интернет-клуб, чтобы связаться со своим почтовым Web-сервером и получить или отправить сообщения.

Недостатки Web-mail

1. Непредставителъностъ. При подписке на некоторые сетевые услуги запрашивают адрес электронной почты. Если характер услуги таков, что требуется четко представить себя как личность, например при взаимоотношениях с банками, Интернет-магазинами и т. п., то адрес Web-Mail редко принимается во внимание.
   С непредставительностью связана и несолидность. Часто адреса, полученные на бесплатных Web-серверах, используют как временные (одноразовые). Передавать такой адрес партнеру по бизнесу или помещать его на визитную карточку — все равно как вслух заявлять о своей ненадежности и нестабильности.
   Впрочем, это не относится к широкой публикации своего адреса. При подготовке статьи в прессу или сообщения на Web-сайт, наоборот, целесообразно указать адрес Web-mail. Каждый понимает, что по этому адресу можно связаться с автором публикации, но только до тех пор, пока тема публикации остается актуальной.
2. Низкая скорость работы. Отправка электронной почты с помощью браузера реализовывается через заполнение так называемых Web-форм. Работа с Web-формами — чрезвычайно медленная операция. Поэтому при всей красоте и удобстве Web-интерфейса работу с почтовой системой с помощью браузера назвать удобной и эффективной нельзя. Наиболее радикальное решение в этом случае состоит в том, чтобы настроить почтовый клиент, например Outlook Express, на работу с учетной записью, открытой на Web-сервере. К счастью, почтовые службы Web-mail позволяют это сделать. Для правильной настройки почтового клиента необходимо при регистрации найти и сохранить информацию об именах серверов SMTP — для входящей и POP3 — для исходящей почты, а также о пароле, с которым почтовый клиент должен будет обращаться к серверу Web-mail.
3. Ограниченность полезных функций. Обычно почтовые клиенты имеют множество полезных функций, автоматизирующих работу с почтой. А на Web-сервере число таких функций ограничено, потому что в рамках протокола HTTP развернуться крайне трудно.
4. Проблемы с кодировкой. В России основной кодировкой для World Wide Web считается кодировка Кириллица Windows (Windows-1251), которая пришла к нам в страну вместе с операционной системой Windows. Поскольку служба WWW в России начала развиваться после появления Windows, то эта кодировка стала принятой по умолчанию.
   В то же время, для электронной почты в России основной считается кодировка КОИ8-Р. Это понятно, ведь электронная почта в России начала развиваться в те далекие годы, когда еще никакой операционной системы Windows и в помине не было. За основу была взята та кодировка, которая использовалась в межгосударственном общении стран-членов Совета Экономической Взаимопомощи (СЭВ). Поэтому письмо, отправленное через обычный сервер E-mail, может не читаться на сервере Web-mail без хитростей, связанных с изменением кодировки.

Регистрация бесплатного почтового адреса на одном из свободных почтовых серверов

Для регистрации почтового ящика необходимо загрузить в браузер домашнюю страницу сервера, предоставляющего почтовые услуги, и активизировать ссылку (Зарегистрироваться, Получить адрес и так далее). После этого будет предъявлено лицензионное соглашение по использованию почтового сервиса, после принятия которого пользователь может выбрать имя своего почтового ящика и пароль доступа к нему (иногда требуется также заполнить анкету).

В некоторых случаях пользователь может выбрать не только имя почтового ящика, но и доменное имя почтового сервера, например, на сервере www.newmail.ru можно выбрать следующие варианты почтового адреса: имя@newmail.ru, имя@nm.ru, имя@orc.ru, имя@hotmail.ru и имя@nightmail.ru.

Доступ к почтовому ящику, отправка и получение почтовых сообщений через Web-интерфейс

Почта с Web-интерфейсом обладает довольно богатыми функциональными возможностями. Возможно использование адресной книги и отправка почты сразу по нескольким адресам, причем для этого достаточно в соответствующих полях формы отправки письма указывать адреса, разделяя их запятыми (допустимо обычно не больше 5 адресатов в одном письме).

Возможно также вложение в сообщение файлов, необходимо только иметь в виду, что хотя число прикрепляемых к одному письму файлов не ограничено, общий размер письма и прикрепленных файлов не должен превышать определенной величины, обычно 2 Мб.

Почта с Web-интерфейсом позволяет осуществить настройку работы многих параметров почтового ящика. Такие настройки позволяют сделать процесс создания писем более быстрым, а хранение почтовых сообщений — более удобным.

Для удобства абонентов, получателей ваших писем, можно ввести имя, которое будет указываться перед почтовым адресом во всех отправляемых вами письмах.

В начале письма обязательно должно быть обращение к адресату, а в конце — подпись, точнее, заключительная фраза письма, зависящая от ваших отношений с абонентом. Например, при официальной переписке будет уместно завершить письмо фразой «С уважением, Имя Отчество Фамилия, ученое звание, должность», при деловой — «С надеждой на плодотворное сотрудничество, Имя Фамилия», при дружественной «Твой Имя» и так далее. Можно заранее сформировать шаблон письма с заготовленными фразами приветствия и заключения.

В большинстве случаев при ответе на письмо полезно процитировать его в ответе полностью или частично. Это позволит вашему абоненту легче вспомнить, о чем шла речь в его первоначальном послании. Однако цитированием не надо злоупотреблять, перегружая почту. Размер цитат не должен превосходить размер вашего текста в письме.

Особенности Email

Электронная почта (Email) — наиболее распространенная услуга Интернет, так как она является исторически первой информационной услугой компьютерных сетей и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи. Электронная почта имеет несколько серьезных преимуществ перед обычной почтой:

• высокая скорость пересылки сообщений,
• электронное письмо может содержать не только текстовое сообщение, но и вложения (программы, графику, звуки и т. д.),
• электронное письмо можно послать сразу нескольким абонентам.

Любой пользователь Интернет может получить свой почтовый ящик на одном из почтовых серверов Интернет (обычно на почтовом сервере провайдера), в котором будут накапливаться передаваемые и получаемые электронные письма.

Для того чтобы электронное письмо дошло до адресата, оно кроме текста послания обязательно должно содержать электронный адрес получателя письма, который записывается по определенной форме и состоит из двух частей:

имя_полъзователя@имя_сервера

Имя пользователя имеет произвольный характер и задается самим пользователем, имя сервера жестко связано с выбором пользователем сервера, на котором он разместил свой почтовый ящик.

Используемые при пересылке почтовых сообщений протоколы:

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — для отправки сообщений,
• POP3, IMAP4 — для получения сообщений.

Почтовые протоколы позволяют существенно экономить время сеанса непосредственной связи с почтовым сервером. Программы, поддерживающие работу по почтовым протоколам, за несколько десятков секунд успевают обменяться с сервером почтовыми сообщениями, после чего связь с сервером можно разорвать: обработку почты пользователь произведет на своем компьютере и без непосредственной связи с Интернет.

Такой режим, так называемый off-line, позволяет существенно экономить не только время, но и деньги пользователей Интернет, в отличие от работы с почтой через Web-mail, по протоколу http. Работа с сервером Web-mail требует постоянной связи с сервером на все время обработки почты — такой режим работы называется on-line. Однако, связь с сервером Web-mail можно поддерживать и через почтовую программу, в режиме off-line, надо только правильно настроить для этого почтовую программу.

Почтовые протоколы использует еще одна служба Интернет. В Сети существуют десятки тысяч конференций или «новостей» (news), каждая из которых посвящена обсуждению какой-либо проблемы. Каждой конференции выделяется свой почтовый ящик на серверах Интернет, которые поддерживают работу телеконференций. Принцип работы в телеконференциях мало чем отличается от принципа работы с электронной почтой. Пользователь может посылать свои сообщения в любую телеконференцию и читать сообщения, посланные другими участниками, которые становятся доступными всем, кто получает материалы данной конференции.

Интерфейс и назначение почтовых программ

Для любой компьютерной платформы существует большое разнообразие почтовых программ. Почтовые программы входят в состав широко распространенных коммуникационных пакетов: Outlook Express входит в Microsoft Internet Explorer, a Netscape Messenger — в Netscape Communicator.

Отличающиеся по интерфейсу, все почтовые программы-клиенты позволяют:

• Написать и отправить электронное письмо.
• Получить письмо.
• Ответить на полученное сообщение.
• Приложить к отправляемому письму любой компьютерный файл: картинку, архив, офисный документ и т.д.
• Сохранить файл, полученный в виде приложения к электронному письму, на диске персонального компьютера.

Здесь приведен перечень только основных функций почтовых программ. Каждая из них, кроме того, позволяет выполнять множество сервисных операций по обработке почты. К примеру, TheBat! может опрашивать за один сеанс связи сразу несколько почтовых ящиков, позволяет создавать правила сортировки входящей и исходящей почты, имеет встроенную систему поиска писем по различным параметрам и др.

Настройка программ на работу с созданным ранее бесплатным почтовым ящиком

На любом сервере Web-mail в Помощи можно найти описание настройки популярных почтовых программ для получения и отправки почты через сервер.
Рассмотрим в качестве примера настройку почтовой программы Outlook Express для работы с почтовым сервером www.newmail.ru (информация позаимствована из Помощи этого сервера Web-mail).

Обмен письмами с коллегами. Сетевой этикет

Когда вы пишете электронные письма, необходимо соблюдать традиционные правила вежливости.

• В начале письма обязательно должно быть обращение к адресату. Можно использовать формы вежливых обращений, принятые в традиционной почте. Специфика электронного общения, когда адресатами могут быть и совсем незнакомые люди, допускает и особые, неличные формы обращений: к примеру, «Уважаемые коллеги!» — официальная форма, «Привет всем!» — неофициальная форма, прижившаяся в чатах и форумах.
• В конце письма — подпись, точнее, заключительная фраза письма, зависящая от ваших отношений с адресатом. Например, при официальной переписке будет уместно завершить письмо фразой «С уважением, Имя Фамилия», при деловой — «С надеждой на плодотворное сотрудничество, Имя Фамилия», при дружественной «Твой Имя» и так далее. Можно заранее сформировать шаблон письма с заготовленными фразами приветствия и заключения.
• Помните о том, что ваша подпись под письмом дает право вашему адресату обратиться к вам именно так, как вы себя назвали: или Сергей Константинович Сомов, или Сергей, или S. Somov. Поэтому особенно тщательно надо продумывать подпись в письмах незнакомым адресатам. И уж совсем не стоит в таком случае использовать подпись в виде инициалов: к примеру, C.

Кроме того, существуют и специфические правила электронного письма, обусловленные технологическими особенностями E-mail:

• В большинстве случаев при ответе на письмо полезно процитировать его в ответе полностью или частично. Это позволит вашему адресату легче вспомнить, о чем шла речь в его первоначальном послании.
  Однако цитированием не надо злоупотреблять, перегружая почту. Размер цитат не должен превосходить размер вашего текста в письме.
• При обращении к знакомым лицам допустимо использовать почтовые вложения, но в тексте сообщения должно быть явно указано, что именно пересылается и зачем. Если почтовое вложение имеет большой размер (> 100 Кбайт в запакованном виде), то надо предварительно запросить разрешение на его пересылку.
• Все почтовые вложения должны предварительно проходить архивацию. Пересылка почтовых вложений в незапакованном виде — дурной тон, свидетельствующий либо о технической малограмотности отправителя, либо о пренебрежении затратами времени получателя. Лишь файлы относительно небольших размеров (до 30 Кбайт) можно пересылать в незапакованном виде, поскольку для них время, затраченное на архивацию, может оказаться больше, чем время пересылки.
• От кодировки сообщений, отправляемых вами, зависит, будут ли понимать ваши адресаты письма, приходящие от вас. При настройке почтовой программы выберите для писем, отправляемых в Россию, кодировку КОИ8-Р, а для писем, отправляемых за рубеж, используйте кодировку Windows-1251. Формат писем — Текст.
• В служебной переписке срок подготовки ответа определяется правилами работы организации, а в личной переписке — правилами этикета. Не стоит откладывать ответ в связи с необходимостью его подготовки. В такой ситуации следует подтвердить получение запроса и сообщить о причинах задержки и примерных сроках подготовки ответа.

В лично-деловой переписке и в ответах на запросы ответ надо дать в течение суток, не учитывая выходные дни. То есть на сообщение, поступившее в пятницу, можно дать ответ в понедельник. Исключение составляют сообщения с пометкой срочности. На них надо давать ответы незамедлительно, то есть сразу по прочтении.

Эмотиконы — смайлики

В электронной почте для передачи эмоций в дружеской переписке издавна принято использовать специальные символьные образы — эмотиконы или смайлики (от англ. smile — улыбка).
Эмотиконы образуются сочетанием обычных клавиатурных символов. Рассматривать их следует, мысленно повернув изображение на 90°, то есть сбоку. Вот пример некоторых эмотиконов. Принцип в них простой: двоеточие — это два глаза, дефис — это нос, а скобка — это рот. Далее, манипулируя этими символами, представляем физиономию говорящего:

:-) — улыбка;	:-( — печаль;
;-} — лукавая улыбка;	:-х — молчание (нечего сказать);
:-D — смех,	:-о — скука;
8-0 — удивление,	:-Р — розыгрыш;
:-/ — ирония;	:-] — злая ирония, сарказм.

Использование эмотиконов в деловой переписке недопустимо!

Пересылка писем с вложениями

Методы кодирования вложенных файлов. Пересылаемый файл предварительно перекодируется одним из методов кодирования вложенных файлов. Наиболее распространенные — UUENCODE, Base64 и MIME.
При перекодировке файлы-приложения увеличиваются в размере в 1,3-2 раза.

Предварительная упаковка файлов. Чаще всего механизм почтовых вложений используют для пересылки форматированных документов (формат DOC), графических файлов разных форматов и программных файлов. Однако этикет электронной почты требует, чтобы пересылаемые файлы были предварительно упакованы с помощью программ сжатия данных (архиваторов). Без предварительной упаковки допускается пересылать только файлы малого размера (до 50 Кбайт), а также изображения в форматах JPG и GIF — архиваторы такие файлы практически не уменьшают в размерах, а иногда даже наоборот — увеличивают. Файлы большего, чем 50 Кбайт, размера пересылают без предварительного сжатия, только когда получатель или отправитель не умеют пользоваться архиваторами.

Стандартным форматом сжатия, принятым в Интернете, считается формат ZIP. Другие, более эффективные форматы, такие как ARJ или RAR, тоже можно использовать, но лишь по договоренности с партнером.